エネルギーサービス企業事例

課題

本事例のお客様は、発電プラントの操業を行っています。発電プラントの操業には、図面、SOP（標準手順書）をはじめとする多くの文書および、多くの人が関わっています。何万ページにも及ぶ図面を素早く見つけることや、関連文書をまとめて管理する方法が求められていました。また、日々更新される文書の最新版を正確に作業者に配布する必要もありました。

お客様は、ドキュメント管理システムのソフトウエアを導入することにより、社員一人ひとりの文書および情報管理の品質向上および業務効率化を図りました。これは、実質的な発電運営全体の効率化を意味します。品質向上および効率化早期実現のためには、文書間の参照設定を実施し、図書／手引などの最新／変更確認をドキュメント管理システムにて実現しなければなりませんでした。

導入ソリューション

文書管理システム（Documentum）は、以下の文書を管理するシステムとして構築されました。これらの文書は、文書管理システムの中で、セキュリティ権限、フォルダ構成、属性情報管理、ドキュメントタイプ構成、ワークフロー、ライフサイクル機能を活用して管理されます。

効果

文書管理システムの導入により、企業に求められる複雑な要件に柔軟に対応し、工場操業において統制の取れた文書管理を実現しました。操業により作成される文書を、一元管理、共有可能することにより以下の効果を得ました。

– 作業効率の向上
文書を探す場所が一か所にまとまり、業務効率があがりました。また、文書の版管理が徹底され、信頼できる「文書データベース」として利用できるようになりました。日々の業務の安心感が高まりました。

– リスク管理
操業現場で大量に作成される業務文書がに対し、組織的な運用ルールの徹底されました。アクセス管理、だれが参照しているかの証跡情報が自動に取得され、情報統治が実現しました。また、システムの冗長化により、災害時の事業継続を可能とするための安全管理にも対応できました。

ドキュメントタイプ構成（一部抜粋）

文書	管理項目	備考
文書	設備図書 P&ID（配管計装図） 単線結線図 機器配置図 屋外埋設配管図 品質管理・試験検査記録 保修・点検工事管理記録	管理項目	管理用固有番号 系統番号 系統名称 設備図書整理番号 図面整理番号 仕様書整理番号 改訂番号 作成・改訂情報 機器番号 承認情報	備考

システム連携

文書管理システムは、プラント管理システム、マスタDBと各種機器IDなどにより連携しています。この連携により保全の対象となった機器に関連する文書の検索、紙文書で配布されている文書のバージョンなどを管理可能になります。電子文書固有のIDだけでなく、紙媒体の文書も固有のIDにより管理可能です。

ワークフロー、ライフサイクル

文書の署名、承認をワークフローにより実施することにより、証跡を基に「有効文書」を管理します。また新しい版の文書の有効化に伴い、旧版の無効化を自動で実施し（ライフサイクル機能）、作業者が旧版を間違って参照するリスクを軽減しました。

権限

ファイルサーバの様なフォルダ構成のみに頼ったアクセス権ではなく、文書タイプ別、文書が有効であるかどうか（ライフサイクル）、ユーザーの所属部署・役職、によるアクセス権設定を実現しました。

監査証跡

文書の署名、承認だけでなく、ユーザーにより参照、編集の履歴を収集します。これにより作業者が所定の標準手順書を参照しているかを確認可能になりました。
またシステムのセキュリティ対策として、ユーザーのログイン情報、ログイン失敗情報も保管しています。

情報の統制

ユーザーにより、フォルダの作成可否を制限、またフォルダの階層を制限しています。また、文書名や、管理番号を自動で命名、発番し、保管される情報の整合性、参照性を保っています。

バーチャルドキュメント

工事申請および実施の際に関連する図書、SOPをバーチャル（架空）の紐づけ文書として一元管理します。バーチャルドキュメントの単位により、承認、実施の進捗を管理できます。

その他

保存されたMS Wordファイルの自動でのPDF化、またページ毎による文書管理を実現するためにPDFの自動分割を実施しています。

プロジェクト概要

スコープ・成果物・期間

スコープ	成果物	期間
基本設計	仕様書 設計書	2ヵ月
詳細設計	設定書（Documentum, YamApp） カスタマイズ仕様書 テスト計画書	2ヵ月
システム構築、テスト	テスト報告書	2.5ヵ月
データ移行	データ移行報告書	2ヵ月
トレーニング システムロールアウト	管理者向け操作マニュアル ユーザー向け操作マニュアル	1ヵ月

ソフトウェア・サーバー構成

ソフトウェア分類	サーバー	備考
ソフトウェア分類	Documentum	サーバー	アプリケーションサーバ ： 1台 Tomcat YamApp DA Webtop データベース： 1台 Oracle ContentServer ThumbnailServer インデックス兼PDFサーバ： 1台 Xplore ADTS ストレージ： 1台	備考	本番環境のみ
ソフトウェア分類	YamApp	サーバー	上記アプリケーションサーバ を共有	備考	本番環境のみ