ソリューション・事例 Solutions & Cases
法令順守、社内情報の活用、企業が必要とするソリューションを提供します
デジタル・データに対する保護・変更記録・監査証跡などの要求は、今後ますますの高度化・厳格化し、その需要は増大しています。
また資金を持つ大手企業でしか実現できなかった文書管理ソリューションと同等水準のシステムが中小企業でも求められてきています。
企業として対応不可欠な法令順守
金融業、製造業、製薬業では、それぞれその業務重要性に伴った規制が存在しています。2017年5月30日に改訂された個人情報保護法では、ITシステムを導入している日本のほぼすべての企業が対象となっており、対応していない場合、法令違反と判断されてしまいます。
実務現場では、規制対象となる大量の業務文書が日々作成され、扱われます。これらの文書に対し、組織的な運用ルールを徹底することは、運用面、コスト面においても非常に困難です。結果として、属人的な運用が行われ、正確な文書の把握、情報の活用を妨げ、企業の生産性を低下させています。文書管理システムは、業務への負担を最小限に抑えながら法令順守を実現します。
管理されていないファイルを扱うことによる損失
日々の業務により作成される文書が管理されていないことによる懸念は、セキュリティリスクだけにはとどまらず、業務の非効率化を生んでいる可能性があります。業務の内容を確認するためにお客様との契約書を探していたが、なかなか見つからない。見つかったと思ったら旧版であった。この様なご経験はないでしょうか？社内勤務の従業員は業務時間の3割以上を文書の検索に使っているといわれています。
文書管理システムは、ユーザーが正しい情報へ素早くアクセスすることを可能にし、業務の効率化を支援します。
ECMソリューションECM Solutions
大和株式会社 YamApp®
ユーザー管理台帳ユーザー・グループ情報をエクセル管理
過去の変更情報もアーカイブ文書管理システムではアクセス権の設定などにおいて、ユーザー、グループの管理が欠かせません。システム上では煩雑になるユーザー・グループ管理をエクセル情報に出力し、一括編集を可能にします。全社規模での組織変更にもワンクリックで対応可能です。
大和株式会社 YamApp®
監査証跡検索監査人による監査レコードの検索をサポート
膨大なデータも瞬時に検索可能に製薬業における監査活動では、システムの監査証跡レコードを監査人に迅速に提供することが義務付けられています。長く利用したDocumentum基盤では監査レコードが膨大に膨れ上がり、高速な検索が困難になります。
YamApp監査証跡検索では、監査要件における監査レコードの高速検索を可能とします。
RPAによる運用作業の自動化
コンテンツの登録や属性の更新作業を自動化
作業を効率化するとともに品質を向上繰り返し発生するコンテンツの一括登録作業や属性情報の一括更新作業を自動化するロボットを作成します。
人手を介していた作業を自動化することで、実施／確認にかかる時間を短縮し、人為的なミスを減らします。
文書管理システム間のデータ移行
バリデーションに対応したデータ移行をサポート
ベンダーとの役割分担で一部作業も請け負い移行元／移行先システムに合わせてデータ移行仕様を決定し、移行計画を立案／実行します。
製品／サービスベンダーとの役割分担次第では、移行作業の一部工程だけのご支援も可能です
（例：中間データの加工作業のみを担当、など）