文書管理運用ツール　YamApp（自社製品）

その文書管理システム導入効果を発揮していますか？

文書管理システムの導入効果として、業務プロセスの遵守、コンプライアンス対応が含まれることが多くあります。文書管理システム導入では文書・情報にまつわる業務や、セキュリティ規定を定め、システムに反映します。また、実際にそれらの業務プロセスやセキュリティが遵守されるには、厳格な運用が必要となります。

文書管理システムがその効果を発揮するには適切な運用が不可欠です。しかし、システム運用を含めたシステム設計を行い、実施することは、想像以上に労力とコスト、専門知識を要することがあります。

緻密なユーザー管理の重要性

情報セキュリティの根本はユーザー管理にあります。ユーザー情報の更新には適切な承認・確認フローを実施し、ユーザー情報の更新履歴と共に記録します。このようにして、過去の一定時期にどのユーザーがどのような権限をシステムで保持していたかを明確にします。しかし、多くの文書管理システムの基本機能ではこのような細やかな情報までを取得するには専門知識を要します。

ユーザートレーニングの実施

権限を与えられたユーザーが適切にシステムを利用する。これは当然、文書管理システムの効果を発揮するために必要不可欠な要素です。

監査証跡によるシステム利用状況の監視

文書管理システムにセキュリティ設定を施し、ユーザーを適切に管理する。これは、文書に関わる法令順守、セキュリティ規定の順守の必要条件です。

適切な情報セキュリティの実施には、運用が守らているかシステムの監視を実施する必要があります。文書管理システムの利用状況を記録している監査証跡のデータは利用年数に合わせて膨大になります。この膨大な情報を監査項目に合わせて監視するには、多くの時間や技術者のヘルプが必要となる事があります。

文書管理システムの運用を支援する大和株式会社のソリューション

大和株式会社では、自社で開発している文書管理システムの運用ツールであるYamApp、また経験豊富なコンサルタントにより文書管理システムの運用を支援します。
ぜひ、お問い合わせください。